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          Briefe, Etiketten und Umschläge für den Seriendruck

Das Erstellen von Seriendrucken kann man insoweit als einfach bezeichnen, wenn Sie sich genügend Zeit dafür nehmen,die Quelldatei vorzubereiten. Bei einer Quelldatei handelt es sich um die Datei, aus der Sie die Namen und Adressen für Ihren Seriendruck beziehen. Als Quelldatei stehen beispielsweise zur Verfügung:

- eine Word-Tabelle, ein Excel-Arbeitsblatt, eine Datenbank-Tabelle oder -Abfrage von Microsoft Access oder eine Outlook-Kontaktliste oder Adressliste.

Um Briefe, Etiketten oder Umschläge für den Seriendruck zu generieren, führen Sie das Quelldokument mit dem Hauptdokument (Brief, Etikett oder Umschlag) zusammen. Das Zusammenführen von Quell- und Hauptdokumenten nennt man auch "mischen". Beim Mischen werden die Namen und Adressen aus der Quelldatei in die entsprechenden Platzhalter im Hauptdokument eingefügt. Nach dem Mischen können Sie Ihren Seriendruck entweder in einer neuen Datei spreichern oder direkt mit dem Ausdruck beginnen.


1. Das Quelldokument vorbereiten Bearbeiten

Wenn Sie die Möglichkeit haben, die Adressen für Ihre Briefe, Etiketten oder Umschläge aus einer bereits vorhandenen Kontaktliste oder einem Adressbuch von Outlook zu beziehen, ist die halbe Arbeit schon erledigt. Sind die Adressen noch nicht eingegeben oder aber die gewünschten Daten in einer Word-Tabelle, Access-Datenbanktabelle oder -Abfrage enthalten sind, müssen Sie vorher sicherstellen, dass sich die Daten auch in der für Ihren Seriendruck korrekten Anordnung und Reihenfolge befinden.


Word-Tabelle:

Um die Tabelle als immer verfügbare Datenquelle zu haben, spreichern Sie sie als eigene Datei. Damit können Sie diese Quelle für Serienbriefe so oft Sie möchten verwenden. Stellen Sie sicher, dass sich in diesem Quelldokument nichts außer der Tabelle befindet und die entsprechenden Spaltenüberschriftenfür die darunter liegenden Informationen eingefügt sind, zum Beispiel:

Vorname, Name, Straße, PLZ, Ort

Excel-Tabelle

Richten Sie ein Arbeitsblatt im Tabellenformat ein mit einer beschreibenden Überschrift über jeder Spalte. Word fügt dann die Adresse und andere Daten durch Auswahl der Überschriftennamen ein.

Access-Datenbanktabelle oder -abfrage

Vergewissern Sie sich, dass Sie die Feldnamen in der Datenbanktabelle oder -abfrage kennen, in der die Adressen gespeichert sind. Beim Zusammenführen bzw. Mischen von Quell- und Hauptdokument werden Sie nämlich nach diesen Feldnamen gefragt.


2. Datenquelle und Hauptdokument mischen Bearbeiten

Nachdem Sie geprüft haben, dass Inhalt und Anordnung der Informationen im Quelldokument Ihren Vorstellungen entsprechen und Sie ein Hauptdokument, also das Dokument das den aktuellen Text des Briefes enthält, verfügbar haben, führen Sie die beiden Dokumente zusammen, um die Serienbriefe zu erstellen.


1. Öffnen Sie ein neues Dokument, wenn Sie Etiketten oder Briefumschläge serienmäßig drucken möchten.Für das Erstellen eines Serienbriefes öffnen Sie entweder ein neues Dokument oder greifen Sie auf ein bereits vorhandenes Dokument zurück. Löschen Sie hier Adresse, Anrede, Datum sowie weitere Bestandteile des Textes, die von Empfänger zu Empfänger variieren.

2. Wählen Sie

Extras|Briefe und Sendungen|Serienbrieferstellungen

Es erscheint der Aufgabenbereich SERIENDRUCK. Jedes Mal, wenn Sie eine Aufgabe abgeschlossen haben, klicken Sie im unteren Teil des Aufgabenbereichs auf den Link WEITER, um mit dem nächsten Schritt fortzufahren.

3. Aktivieren Sie unter WÄHLEN SIE EINEN DOKUMENTENTYP wahlweise eines der Optionsfelder

BRIEFE, UMSCHLÄGE oder ETIKETTEN;

bei "SCHRITT 1 von 6" klicken Sie dann auf den Link WEITER → "Dokument wird gestartet"

4. Bestimmen Sie unter STARTDOKUMENT WÄHLEN das Dokument, mit dem Sie arbeiten möchten; und bei "SCHRITT 2 von 6" klicken Sie auf den Link WEITER: → "Empfänger wählen"

Beachten Sie hier die Auswahlmöglichkeiten in Schritt 2!!!

Briefe: Die Option AKTUELLES DOKUMENT VERWENDEN ist bereits markiert, Sie können also gleich mit dem nächsten Schritt fortfahren. Wenn Sie den Anweisungen in Schritt 1 gefolgt sind, wird der Text Ihres Hauptdokuments bereits am Bildschirm angezeigt.

Etiketten: Die Option DOKUMENTLAYOUT ÄNDERN ist bereits markiert, klicken Sie nun auf den Link ETIKETTENOPTIONEN. Es erscheint das Dialogfeld ETIKETTEN EINRICHTEN, wo Sie Word mitteilen können, welche Art von Etiketten Sie besrucken möchten. Entsprechend Ihrer Auswahl wird dann ein Bogen mit Beispieletiketten am Bildschirm eingeblendet.

Umschläge: Die Option DOKUMENTENLAYOUT ÄNDERN ist bereits markiert, klicken Sie nun auf den Link OPTIONEN FÜR UMSCHLÄGE. Es erscheint das Dialogfeld UMSCHLAGOPTIONEN. Über die Register UMSCHLAGOPTIONEN und DRUCKOPTIONEN können Sie Word die entsprechenden Informationen zu Umschlagformat usw. zukommen lassen. Ein Beispielumschlag wird daraufhin am Bildschirm angezeigt.

5. Teilen Sie Word mit, auf welches Quelldokument Sie zurückgreifen möchten;

– Adressen von einer Word-Tabelle, Excel-Tabelle, Access-Datenbanktabelle oder Access-Abfrage

Vergewissern Sie sich, dass unter EMPFÄNGER WÄHLEN die Option VORHANDENE LISTE VERWENDEN markiert ist, und klicken Sie auf den Link DURCHSUCHEN. Sie sehen im Anschluss das Dialogfeld DATENQUELLE AUSWÄHLEN. Wählen Sie die entsprechende Word-Tabelle oder Access-Datenbankdatei aus und klicken Sie auf die Schaltfläche ÖFFNEN. Es erscheint das Dialogfeld SERIENDRUCKEMPFÄNGER.

Wenn Sie eine Access-Datenbank verwenden möchten, sehen Sie ebenfalls ein Dialogfeld, aus dem Sie eine Tabellen- oder Abfrage-Datei auswählen können. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK.

6. Wählen Sie im Dialogfeld SERIENDRUCKEMPFÄNGER die Namen der EMPFÄNGER aus, die den Seriendruck erhalten sollen, und klicken Sie auf OK.

Bei der Auswahl der Empfänger klicken Sie jeweils in die Kontrollkästchen neben den Empfängernamen und -adressen, um einen Empfänger in die Auswahl mit aufzunehmen bzw. auszuschließen. Sie können auch Kontrollkästchen deaktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche ALLE LÖSCHEN klicken. Danach können Sie wieder mit der neuen Auswahl beginnen.

7. Klicken Sie nach der Auswahl der Empfänger im Aufgabenbereich auf den Link WEITER

8. Geben Sie den Adressblock für Ihren Seriendruck ein.

Der Adressblock setzt sich aus Name, Straße, Ort, Firma und Titel zusammen, also alle Felder, die Sie für die Adresse festgelegt haben. Wenn Sie Serienbriefe erstellen, klicken Sie in dem Beispielbrief an die Position, wo der Adressblock eingefügt werden soll. Gehen Sie folgendermaßen vor:

→ Klicken Sie im Aufgabenbereich auf den Link ADRESSBLOCK. Es wird das Dialogfeld ADRESSBLOCK EINFÜGEN angezeigt.

→ Wählen Sie zunächst ein Format für die Eingabe des Empfängernamens in den Adressblock aus.

→ Klicken Sie auf die Schaltfläche FELDER WÄHLEN. Es wird das Dialogfeld ÜBEREINSTIMMENDE FELDER FESTLEGEN angezeigt.

→ Verwenden Sie die Dropdown-Listen auf der rechten Seite des Dialogfelds, um die Felder in Ihrer Quelldatei in Übereinstimmung mit den Feldern auf der linken Seite des Dialogfeldes zu bringen.

→ Klicken Sie im Dialogfeld ÜBEREINSTIMMENDE FELDER FESTLEGEN und dann im Dialogfeld ADRESSBLOCK EINFÜGEN jeweils auf OK. Der Platzhalter für den Adressblock wird im Beispieldokument angezeigt. Wenn Sie später Ihr Dokument mit der Quelldatei mischen, werden die ausgewählten Felder für den Adressblock durch die Daten der angegebenen Empfänger ersetzt.

9. Klicken Sie in der SERIENDRUCK-Symbolleiste auf die Schaltfläche SERIENDRUCK-VORSCHAU, um sich die echten Daten anstelle der Felder anzeigen zu lassen.

Sie haben nun die Möglichkeit zu überprüfen, ob der Adressblock Ihren Vorstellungen entspricht und zu kontrollieren, ob alle Eingaben korrekt sind. Möchten Sie nachträgliche Änderungen vornehmen, klicken Sie in der SERIENDRUCK-Symbolleiste auf die Schaltfläche ÜBEREINSTIMMENDE FELDER FESTLEGEN, um wiederum das gleichnamige Dialogfeld aufzurufen und dort eine neue Auswahl zu treffen.

10. Klicken Sie in der Symbolleiste SERIENDRUCK auf die Schaltfläche NÄCHSTER DATENSATZ oder VORHERIGER DATENSATZ, um einen Empfänger nach dem anderen aufzurufen und zu kontrollieren, dass Sie die Informationen korrket eingegeben haben.

Sie sehen nun auf dem Bildschirm die Serienbriefe, Umschläge oder Etiketten, die Sie erhalten, wenn der Ausdruck beendet ist. Sollten statt der Adressdaten Feldnamen zu sehen sein, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Adressblock und ändern dann im Kontextmenü die Option FELDNAMEN EIN|AUS.

Möchten Sie eine Adresse ändern, öffnen Sie die Quelldatei und nehmen die Änderung hier vor. Wenn Sie diese dann speichern, wird die Änderung auch im Beispieldokument geändert werden.

Haben Sie die Briefvorschau beendet, klicken Sie auf WEITER, um den Druck starten zu können.


3. Drucken der Serienbriefe, Etiketten oder Umschläge Bearbeiten

SERIENDRUCK IN NEUES DOKUMENT Klicken Sie in der Sysmbolleiste SERIENDRUCK auf die Schaltfläche SERIENDRUCK IN NEUES DOKUMENT, um die zusammengeführten Briefe in einem neuen Dokument zu öffnen. Sie sehen das Dialogfeld SERIENDRUCK IN NEUES DOKUMENT. Klicken Sie hier auf OK. Nachdem Word das Dokument erstellt hat, speichern Sie es und lassen es ausdrucken.

SERIENDRUCK AN DRUCKER Klicken Sie in der Symbolleiste SERIENDRUCK auf die Schaltfläche SERIENDRUCK AN DRUCKER, um die Serienbriefe, Etiketten, etc. direkt auszudrucken, ohne Sie vorher in einem neuen Dokument abzulegen. Es erscheint das Dialogfeld SERIENDRUCK AN DRUCKER. Klicken Sie hier auf OK. Es wird das Dialogfeld DRUCKEN eingeblendet. Mit OK wird der Ausdruck des Seriendrucks gestartet.

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